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选择一款适合你的协作SaaS软件—明道,Trello,Asana,Tower评测-明道社区

说到企业办公软件,大家应该并不陌生,传统软件如OA、CRM、ERP,新兴SaaS(Software as a Service,软件即服务)软件如Asana、明道、经常被挂在人们的嘴边,但市场上种类繁多,而企业需求又有千差万别,如何寻找适合本企业需求的理想软件成了很多公司或团队的头疼难题。今天我们来看一下市面上较为优秀的4款SaaS软件,做一个简单的对比,大家各取所需。另外评测难免出现谬误或疏漏,还请大家海涵。


虽然同为SaaS软件,但它们的侧重点各有不同。其中Asana、Trello、Tower均专注于项目管理与协作,而明道只将项目管理列为其中的一小块功能,另外还附带了开放沟通、知识管理以及应用市场等几个模块。

先介绍一下这4个软件的背景:
Asana,11年11月正式上线。Wikipedia数据显示,截至14年3月,使用asana的团队数量是” tens of thousands”(成千上万),用户包含 Airbnb, Dropbox,Disqus, Foursquare, Pinterest, Stripe, and Uber等等。
明道,12年2月正式上线。其官方数据显示,截至目前,使用企业数量超过4w家,用户包括上汽荣威,普利司通,艾瑞咨询,第一财经等等。
Trello,2011年发布,根据Wikipedia数据,12年6月超过五十万用户,12月份超过一百万。目前用户数量不详。
Tower,12年10月上线,官网数据显示目前有超过5万个团队在使用。其建立的初衷也是为了迎合20人以下的小团队的需求。

功能方面:
先看Asana,我截取了几个比较典型的界面以供分析:


下图为Asana键盘快捷键指南:

Asana的组织基本单位是workspaces(工作台), projects(项目), tasks(任务), tags(标签), notes(笔记), comments(评论),工作台集成了很多项目,而项目又由任务构成,标签、笔记和评论附属于每个任务之上。

从截图可以看出Asana的亮点特性:
1) 很棒的任务列表查看功能
2 )强大的标签系统,支持同一条目多标签
3 )强大的键盘快捷键导航
4)集成Email收发系统
5)方便的“关注”(follow)功能,可关注某条任务或项目的动态进展;
6)方便的个人任务中心
7)可以将外部成员添加到项目当中(通过邮件邀请)
8)支持开放API

Asana同样也有不少缺点:
1)无法将一个任务分派给多人
2)无“Kanban”视图(Kanban定义详见WIkipedia词条http://en.wikipedia.org/wiki/Kanban_(development)),因此当任务和成员多起来之后,其UI界面将变得混乱不堪,层次不明显(从截图中可以看出),因此无法直观的看到项目及任务进展情况。
3)没有统一的个人中心,只有个人任务中心
4)子任务系统使用不够友好,当一个条目移除时,其他子任务之间的联系也会被移除

接下来我们看一下Trello:
Trello一向以层次清晰,界面友好著称,下图可见:

这是典型的Kanban视图,可以非常直观的看到正在进行的任务细节。Trello的基本单位是Organizations(对应群组),Boards(对应项目),lists(对应任务列表),cards(对应子任务),其中群组的概念可以是一个公司,一个部门或一个团队,其中cards可以是子任务也可以是一些工作点子,因为在trello中card是可以随意移动,用来分配任务、更改任务进度或者将点子从构思阶段进入到实行阶段。

Trello的亮点功能:
1) UI界面轻量、友好、直观
2)同样可以邀请外部成员加入
3)可创建私有项目和公开项目
4)可在Kanban视图下创建多个任务列表,并以颜色标签区分优先级
5)可分配多个成员在同一任务上
6)支持API拓展

Trello的缺点:
1)标签不够直观,过于依赖颜色,且数目有限制(6个)
2)界面虽然直观,但逻辑较为复杂,在复制、移动Cards时只能在本项目中进行
3)弱化了键盘快捷操作,键盘快捷键指南难以寻找
4)日程功能较为简陋
5)文档管理非常简陋,在升级Trello Gold前,附件的大小被限制在10MB以下,且文件格式受限制

Tower

下图是点开项目之后的界面:


Tower的组织结构比较传统,简单的项目+任务的组合再加上优雅的界面UI让人心情舒畅。

Tower的亮点功能:
1)支持普通文档以及markdown文档的在线编辑
2)支持不限格式文件的上传,单个文件大小限制为50MB,大于50MB支持从Dropbox及够快上传
3)支持项目选择群组开放访问
4)日历集成甘特图形式的项目任务显示
5)统计功能,可按照项目及成员统计任务数量及相应延误率。

Tower的缺点:
1)无法直接对任务列表中的任务标记完成
2)无法订阅、查看自己关注的或与自己相关的项目或任务变动
3)鸡肋的回顾功能,在项目及任务增加到一定数量之后,过多的任务变动动态会使回顾变得毫无意义
4)无法按照部门进行信息通知,只能选择个人或所有人
5)没有开放API,系统无法拓展

明道之所以放在最后,是因为它和上述三个有很大不同,不管是在功能方面,还是在结构方面,
明道都要它们更为复杂。由于软件定位的不同,明道在评测起来可能要占用更多的篇幅。请各位看官搬好小板凳,倒杯小咖啡。

这是明道登陆以后的界面:


类似微博的组织形式、蓝色的线条和卡片式holo风格让人赏心悦目。
在功能模块上,大家应该不难看出明道其实并不是一个专注于项目管理或任务协作的软件,那只是明道当中的一小部分,还另外附带了动态更新、我的群组、文档中心、webchat、我的应用等主要功能模块。

动态更新是全公司的工作feed流,在这里公司的动态一览无余;
群组在明道中贯穿始终,可以按照公司部门、团队、项目以及或管理阶层等来创建,这是沟通边界的一个体现,让信息上传下达变得针对而有效;
文档中心用来记录公司运营数据、员工工作成果;
webchat用以替代QQ、微信、邮件,便于员工沟通、文件流传;
我的应用部分是明道API开放之后精心打造的企业生态圈,明道不能满足的企业个性化需求可以在这里得到解决。

下面我给大家看一些具体的例子:
1)通过动态分享文件:将文件分享给某个同事以及某个部门,在右下方同样可选择要分享的群组,不在分享群组范围之内的人员将看不到此条分享


2)任务(项目)管理


这是明道的任务中心界面,待完成的任务列表在上方显示,已完成列表在下方,任务中心的4种个人视图在右侧,同时也可以按照项目来查看。

点开任务之后:


在右侧显示任务的相关信息。
再下方还有任务讨论,任务记录中包含任务的变动信息,并可以在任务讨论中附加文档和图片。

下图是子任务系统。

明道任务中心亮点:
1) 基本涵盖所有项目管理需要的功能
2 )一键添加任务成员,任务成员无缝交接
3 )旁观成员角色的设置专门针对领导阶层,不会造成信息叨扰,同时能有效掌握项目进度
4)任务讨论可充当在线会议室,大量节省开会讨论,任务布置、交接时间
5)子任务系统将大型项目拆分,各司其职,减少任务遗忘与推诿

任务中心缺点:
1)暂无标签系统与统计功能
2)优先级标注过于单一,任务星级为1或0

和任务(项目)中心对应的就是日程日程中心,如下图:


日程中心亮点:
除了基本的日程同步(iCal订阅,同步至苹果、安卓手机系统日历以及Outlook)、列表查看(按日、周、月查看)功能之外,还有查看同事日程以及拖拽时间建立日程等独特功能)

日程中心缺点:
和项目以及任务并没有深入打通,提醒功能尚待改进

接下来,我们看一下明道的文档中心。如下图:

明道文档中心亮点:
1)功能完全,视图清晰
2)权限管理,上传时可选择分享区组,并能设置是否允许下载,在保存资料的同时,也保护了公司的重要文件不会遗失。
3)支持常见文件格式的在线预览,无须下载
4)支持文档讨论及文档标签分类管理
5)支持历史版本查看6)标签式导航、关键字搜索,快速简单

文档中心缺点:
格式受限,目前仅限于常见文档格式及压缩文件

接下来是明道最后一个模块:应用市场
明道开放了API,随即吸引了一大批优秀的第三方优秀开发团队为其开发扩展软件。明道深知单一的产品功能在市场拓展上将会受到巨大限制,明道的初衷是建立一个如苹果App Store和Google Play一样的企业级应用市场,在这里,企业可以选购符合其额外个性需求的软件服务,在和明道对接之后,其体验和效率将会将明道的作用和价值提升几个档次。
下图是应用市场截图以及快捷审批应用的界面截图:

下图是快捷审批界面:

有了它,企业不再担心有需求、痛点解决不了。

另外几个展示明道扩展性能的例子是其和微信以及印象笔记的深入打通:

在明道中呈现的方式是这样的:


不仅如此,发送图片也可以分享到明道来,向微信发送语音可转成文字发送到明道中来。

印象笔记已经和明道互通:

相信大家此时心中已经清楚以上4款软件能做什么以及本企业的潜在应用场景。功能上的区别自然会左右企业的选择,但体验的好坏同样会产生巨大的影响。国内SaaS潮流起步虽晚,但Asana、Trello作为国外厂商或多或少的出现了水土不服的情况。
首先是服务器稳定的情况,撇开移动端不谈(接下来会有移动端的对比),Asana、Trello尚无法适应国内极为复杂的ISP网络,加载缓慢、无法登陆的场景经常出现;其次两家都不支持中文,英文界面对于一些企业来说是一个较高的使用门槛。另外,售后的咨询、培训根本无从谈起,员工完全需要自行摸索软件功能;在这几方面,明道做的无可挑剔,在不久前获得一批高数额的投资之后,明道的顾问团队日益壮大,售前不仅提供上门演示,售后也提供了三月内无条件全额退款、随时预约上门培训等贴心政策和服务,企业无需投入任何部署成本。

以上是网页端的对比,但在当今的移动时代,客户端的表现甚至要比网页端更加重要。笔者即时下载了4家产品的相应手机客户端,在界面、功能、体验也稍微做一个对比。

对比将在当今主流的两个移动操作系统进行:苹果和安卓。

其中Asana的客户端最令人失望。实际上,严格意义上Asana的安卓和苹果客户端并不能成为客户端,他们只是将其HTML5站点打包后发布。
而在笔者打开的时候也出现了各种问题,界面一直停留在一个更新界面(如图),并在使用谷歌账号登陆的时候没有授权按钮(这应该和谷歌本身的服务有关),而即便在花费九牛二虎之力成功登陆之后,也时常会出现无法加载的情况(见图)所以如果要评一个体验指数的话,五星中只能给到一星。

下图是Asana无法加载内容:

而Trello、Tower以及明道的iOS客户端均可称为精品,只有本身产品功能上的差别,在此不做赘述。体验上,明道的系统通知(这一点在安卓也做的很棒,见下图)要优于前两者。九宫格的UI设计(见图)也符合国人的审美习惯。另外在产品功能上持平网页端、体验甚至优于网页端是非常值得赞扬的地方。


明道的客户端通知非常细化,一目了然:

而在安卓系统方面,所有4家客户端的质量相较iOS都出现了不同程度的下滑,Asana依旧保持忽悠的态度,打包一个版本号尚停留在0点几的App,Trello和Tower几乎忘记了整个通知系统,明道在稳定性和适配性上还需要进一步加强。

客户端方面,无论是功能还是体验,明道以压倒性的优势胜出。

最后,让我们来看一下4家产品的定价,相信这也是大家非常关注的问题。

Asana:

不超过15人,免费。包含不限数量的项目和任务。但不包含:私有项目;敏感项目上隐藏团队名称;外联群组,不限制数量的成员添加;优先享受服务权;另外还有验证设置,管理员权限以及统一账户。图中气泡中金额以一年计。
100人以上与其联络决定。

Trello同样有免费模式,并且无人数或功能限制,但针对企业的Business Class(商业模式)可获得额外功能:集成谷歌Apps,数据导出,旁观角色以及管理员权限。费用是每个组织(公司网络)每月人民币312.5元或每年人民币3125元。

Tower的收费模式与功能对比:

明道的收费模式:
明道提供免费版本,在人数上并没有限制,但在功能上有所限制:基础模块只保留开放沟通、任务协作以及知识管理三个模块,企业存储空间限制为5GB,个人限制在100MB。
高级模式下多出的功能如下:

收费模式按照人数每年收费,最低用户数量包25人(意思是少于25人的团队同样要购买25人包)具体如下:

通过以上的比较,相信大家对于4家产品的功能特性、应用场景、使用体验和使用成本都有了较为清晰的了解。

四家产品中,明道功能最多、最全,可扩展性最高,售前售后服务更有保障;
而Asana 价格最高,客户端体验最差,网页端功能尚不如Trello与Tower,不值得选择;
Tower产品中规中矩,但在与Trello的竞争中仍占据劣势,价格、功能、口碑都稍逊一筹;另外Tower是三家中唯一不支持API的,这让其产品的吸引力多多少少暗淡了许多。


如果你拥有一个人数较少的小规模团队,有诸多的项目需要管理,有众多的文件资料需要保存,那么选择明道无疑是正确的,因为明道在使用人数为25左右人时性价比达到最高;
如果你的公司组织结构较为复杂、拥有诸多部门以及众多员工并有跨地域协作需求,那么明道更是最好的组织和管理平台,明道售后的培训和部署,加上平台本身的功能和扩张性,正是适合较大公司的必要需求。应该说,明道并不是一款单纯的软件或工具,它更是你的公司本身。它在倡导扁平化和去中心化的新管理理念的同时,也囊括了OA的核心功能如快捷审批功能,QQ微信的沟通功能,项目管理的协作功能,在线云盘的文件存储功能,在线会议的动态功能,再加上它低廉的价格、整合的客户端体验、完整的售后服务、以及无限扩展的应用市场生态圈,你是否已经感到了可怕?